Pagina opties

Groter
A A

Evenement organiseren

  • Samenvatting

    Als u een evenement wilt organiseren, hebt u een vergunning nodig van de gemeente. Dit geldt bijvoorbeeld voor een braderie, kermis, optocht of festival. Voor kleine evenementen, zoals een straatfeest of een buurtbarbecue, is een melding doen bij de gemeente vaak al genoeg.

  • Hoe werkt het?

    Een melding klein evenement moet minimaal 10 werkdagen van tevoren worden gedaan.

    Een aanvraag voor een 'groot' evenement moet in het algemeen tenminste zes weken voordat u de evenementenvergunning gebruikt worden ingediend. Het is aan te bevelen uw aanvraag veel eerder in te dienen (bijvoorbeeld 8 tot 12 weken van te voren). Bij sommige grote evenementen heeft de gemeente veel tijd nodig om af te stemmen met politie, brandweer e.d. Houdt u daar rekening mee!

    Wanneer de beslissing van de gemeente op uw aanvraag negatief is, heeft u de mogelijkheid hiertegen een bezwaarschrift in te dienen.

    Bij 'Digitaal regelen' kunt u online een vergunning aanvragen of een melding klein evenement doen. Ook vindt u hier PDF formulieren: downloaden - afdrukken - invullen en opsturen, faxen of mailen naar de gemeente.

    Bent u een ondernemer en gevestigd in de Europese Unie, dan kunt u de vergunning ook aanvragen door een bericht, met daarin het ingevulde (ingescande) formulier of alle relevante gegevens (zoals uw naam, adres en contactgegevens, het doel van de aanvraag, informatie over waar de activiteiten zullen plaatsvinden, eventueel aangevuld met een situatietekening), via uw berichtenbox te versturen. Meer informatie over de berichtenbox kunt u vinden bij het bedrijvenloket.

  • Voorwaarden

    Geen vergunning is vereist voor een klein evenement, indien:

    • het aantal aanwezigen niet meer bedraagt dan 200 personen;
    • het evenement tussen 7.00 en 23.00 uur plaatsvindt;
    • geen muziek ten gehore wordt gebracht voor 7.00 uur of na 23.00 uur;
    • het evenement niet plaatsvindt op de rijbaan, (brom)fietspad of parkeerplaats of anderszins een belemmering vormt voor het verkeer en de hulpdiensten;
    • slechts kleine objecten worden geplaatst met een oppervlakte van minder dan 10 m² per object;
    • er een organisator is;
    • de organisator binnen 10 werkdagen voorafgaand aan het evenement daarvan melding heeft gedaan aan de burgemeester.

    De burgemeester kan binnen 5 dagen na ontvangst van de melding besluiten het organiseren van een evenement te verbieden, indien daardoor de openbare orde, de openbare veiligheid, de volksgezondheid of het milieu in gevaar komt.

    De gemeente bepaalt of u de vergunning krijgt. Het kan zijn dat u zich moet houden aan bepaalde regels, zoals:

    • een maximum aantal personen;
    • een bepaalde begin- en eindtijd;
    • geen muziek voor of na bepaald tijdstip;
    • geen activiteiten op de weg of die het verkeer storen;
    • geen grote voorwerpen plaatsen.

    Vanaf 1 januari 2014 is een nieuw beheersysteem voor verkeersregelaars in bedrijf genomen. Evenementenorganisaties (oftewel de aanvrager van een evenement) gebruiken dit systeem (www.verkeersregelaarsexamen.nl) om goedkeuring bij de gemeente aan te vragen en de gemeente krijgt toegang tot het systeem om de goedkeuring te geven. Dit gaat als volgt in zijn werk:

    1. de organisator van een evenement vraagt een evenementenvergunning aan;
    2. de gemeente bepaalt, in samenspraak met de politie, het aantal in te zetten verkeersregelaars en bepaald of het om evenementenverkeersregelaars gaat voor bepaalde tijd of dat het om eenmalige evenementenregelaars gaat;
    3. de gemeente verleent de organisator toestemming voor het volgen van de e-learning door het verstrekken van een evenementenvergunning;
    4. de organisator meldt het evenement aan via de website www.verkeersregelaarsexamen.nl;
    5. de gemeente ontvangt hier een melding van en keurt het evenement goed (deze stap is voor mij);
    6. de organisatie en de evenementenverkeersregelaars registreren zich op de website, waarna de instructie gevolgd kan worden (dit is kosteloos);
    7. de geldigheidsduur van de instructieverklaring is vanaf ongeveer twee weken vooraf het evenement geldig;
    8. de gemeente geeft vooraf aan het evenement een aanstellingsbesluit uit met een geldigheidsduur van:
      1. gedurende het evenement;
      2. met de geldigheidsduur van maximaal 1 jaar;
    9. vooraf aan het evenement moeten alle evenementenverkeersregelaars wel een post-taak instructie bijwonen. Hier wordt (door de organisator) uitleg gegeven van welke verkeersregelaar op welke post komt te staan en wat de taken zijn.
  • Kosten

    De legeskosten bedragen het in de legesverordening vastgestelde bedrag.

  • Digitaal regelen

  • Goed om te weten

    Voordat u de vergunning aanvraagt, is het aan te bevelen te overleggen met een medewerker van de gemeente, in verband met de voor het evenement benodigde voorzieningen zoals EHBO-posten, dranghekken en wegafsluitingen. Op basis daarvan kunt u een goed draaiboek opstellen.

  • Downloadbare bestanden

  • Contact

    Klant Contact Centrum
    tel: 140596
    email: gemeente@delfzijl.nl